TEORI SURAT ELEKTRONIK

Surat elektronik (electronic mail) atau  e-mail merupakan media untuk mengirimkan pesan melalui jalur internet.

Fungsinya tak lain untuk mengirimkan pesan baik berupa gambar, teks, atau bahkan video ke suatu alamat email yang akan dikirimkan.

Sejarah

E-mail atau surat elektronik sudah mulai digunakan pada tahun 1960-an.

Namun, pada saat itu belum ada internet hanya terdapat kumpulan komputer yang dibentuk menjadi sebuah jaringan.

Ray Tomlinson seorang computer engineer di akhir tahun 1971 memperkenalkan konsep email untuk pertama kalinya.

Kala itu, Roy tengah bekerja di Bolt, Beranek and Newman (BBN) kepunyaan lembaga pertahanan Amerika.

Pada mulanya, Ray bereksperiman pada sautu program yang diberi nama SNDMSG.

SNDMSG tersebut dirancang untuk dapat meninggakan pesan dalam komputer, sehingga orang lain dapat membacanya.

Kemudian, Roy menlanjtunyak percobaan tersebut dengan memakai file protokol.

File protokol tersebut diberi nama CYPNET.

Sehingga, program SNDMSG yang pertama dapat mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada di dalam jaringan ARPANET.

Dan hal itulah yang menjadi sejarah awal mula terciptanya sebuah ‘e-mail”.

Pesan e-mail pertama kali yang dikirimkan di dunia berisikan “QWERTYUIOP” yang dikirimkan oleh Roy.

Barulah di tahun 1972, Ray memperkenalkan icon ‘@’ (at: pada) yang digunakan sebagai identitas sebuah e-mail.

Simbol ‘@’ juga digunakan sebagai pemisah antara user id dengan domain pada alamat e-mai.

Contoh alamat e-mail:

safira@gmail.com

Penjelasan:

• safira: nama pengguna atau username atau nama kota surat (mailbox) yang akan dituju dalam mailserver.
• gmail.com: nama dari mailserver. Berikut rincian dari mailserver:
  • gmail: subdomain
  • .com: menunjukan bahwa domain ini masuk dalam kategori komersial atau bisnis (commercial)

Username yang digunakan pada alamat email bebas.

Dapat berupa nama asli pemilik akun, singkatan nama, nickname, nomor , atau apapun yang anda inginkan.

Gmail.com itu senidiri merupakan domain name atau hostname, yang merujuk [ada identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut tersimpan.

Barulan pada tahun 1980-an e-mail ini sudah dapat dinikmati oleh khalayak umum.

Dan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat inilah, membuat beberapa perusahaan pos di belahan dunia mengalami penurunan pendapatan sebab masyarakat telah beralih ke e-mail.

Fungsi dan Manfaat Surat Elektronik

Adapun beberapa fungsi atau manfaat dari penggunaan surat elektronik, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Mengirim dan menerima pesan.
2. Mengirm dan menerima pesan dari segala format, seperti file, dokumen, foto, video, dan audio.
3. Sebagai identitas diri.
4. Untuk mendaftar di berbagai situs.
5. Sebagai media pemasaran.

Kelemahan Surat Elektronik

Meski terdapat segudang manfaat yang ditawarkan dari surat elektronik ini, namun ada juga beberapa kelemahannya lho, berikut diantaranya:

1. Salah kirim ke alamat e-mail lain.
2. Dapat menjadi sasaran penyadapan.
3. Pemalsuan identitas.
4. Kebanjiran e-mail, yang berisikan sampah (junkmail/spam) berupa iklan komersial.
5. Respon lambat, sebab tidak semua orang intens dalam membuka e-mail.

Macam- macam Surat Elektronik

Berikut merupakan beberapa macam dari surat elektronik yang masih digunakan hingga sekarang”

1. Gmail

Pengertian: layanan e-mail besutan dari google.com yang menyediakan ruang penyimpana tidak terbatas.

Kelebihan:

• Menyediakan ruang penyimpanan tak terbatas.
• Mempunyai banyak fitur, contohnya POP dan IMAP yang dapat dipakai untuk menggunakan email client. Seperti pada outlook express (termasuk microsoft outlook) ataupun aplikasi handphone.

2. Yahoo Email Service (Ymail.com)

Pengertian: salah satu perintis layanan e-mail gratis.

Kelebihan:

• Terdapat fitur chatting yang menggunakan aplikasi instant bernama messenger atau sering disebut YM.
• Menyediakan ruang penyimpanan yang tak terbatas.

Kekurangan:

• Pada yahoo international yang menggunakan TLD (Top Level Domain) tidak mempunyai fitur POP dan IMAP.
• Fitur POP dan IMAP hanya dapat diakses dalam Yahoo Regional seperti Yahoo.co.id untuk negara Indonesia.

3. AIM Mail

Info: dashboard.aim.com/aim

Kelebihan:

• Menyediakan ruang penyimpanan tak terbatas.
• Terdapat perlindungan spam yang bagus.
• Tampilan antara muka mudah untuk digunakan.
• Menawarkan akses POP dan IMAP bebas.

Kekurangan:

• Tidak memiliki fitur seperti pelabelan, folder dan pembagian surat-surat.

4. Windows Live Hotmail

Info: hotmail.com

Kelebihan:

• Memiliki sistem pencarian yang cepat.
• Keamanan sistem yang solid.
• Tampilan antar muka yang mudah digunakan sebagai program e-mail desktop.
• Memeriksa e-mail masuk dengan melalui scanning virus sehingga e-mail akan lebih aman.

Kekurangan:

• Kecepatan akses lambat, sebab terdapat banyak fitur seperti di atas.
• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 5 GB.

5. GMX Mail

Info: gmx.com

Selain GMX.COM, terdapat GMX.NET.

Namun, GMX.net sejak tahun 2006 yang lalu sudah tidak bebas dimiliki oleh pengguna yang berada di luar Swiss dan Jerman.

Kelebihan:

• Memiliki fitur POP sebaik layanan IMAP (untuk setting POP ke Microsoft Outlook, klik di sini)
• Dengan menggunakan GMX Mail, kalian dapat membaca akun emal lain seperti Yahoo, Gmail, dan Windows Live Hotmail.
• Memeriksa e-mail masuk dengan melalui scanning virus sehingga e-mail akan lebih aman.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 5 GB.

6. Inbox.com

Kelebihan:

• Setiap pemilik akun akan mendapatkan homepage Inbox.com pribadi dan juga Online Photosharing dengan ruang penyimpanan hingga 30 GB.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 5 GB untuk warga Amerika Serikat, Canada, dan Inggris
• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 2 GB untuk pengguna dari negara lain.

7. Mail.com

Kelebihan:

• Cocok digunakan untuk sebuah nama domain pada e-mail.
• Setiap user bebas untuk memilih berbagai domain untuk e-mail mereka.

Kekurangan:

• Sistem keamanan kurang dibangdingkan dengan e-mail yang lain.

8. My Own Email

Info: myownemail.com

Kelebihan:

• Memberikan kebebasan pada semua user untuk memilih sejumlah nama domain yang akan di gunakan pada account e-mail mereka.
• Mempunyai fitur yang cukup baik. Diantaranya: Encrypt outgoing messages, Unlimited Signatures, Priority Notification, Signature Files, SpamFilter, dan yang lainnya.

Kekurangan:

• Kapasitas e-mail masuk hanya 50 pesan.

9. Easy.com

Info: easy.com

Kelebihan:

• Memiliki fasilitas kalender.
• Gratis

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 3 MB.

10. Excite.com

Pengertian: sebuah portal yang menyerupai yahoo.

Kelebihan:

• Memiliki banyak fitur jika kalian memiliki akun dalam situsnya.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 3 MB.

11. Hush Mail

Info: hushmail.com

Sebelum mendaftar, user diwajibkan untuk menginstal program Hush Encryption Engine di dalam komputer.

Kelebihan:

• Gratis
• Menyediakan fasilitas enkripsi untuk mengamankan lalu lintas email user.

12. MyRealBox

Info: myrealbox.com

Kelebihan:

• Gratis.
• User dapat mengecek email melalui program email client, contohnya Outlook Express dan yang lain.
• Menggunakan IMAP server sama seperti digunakan pada Hotmail.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 10 MB.

13. Postmaster

Info: postmaster.co.uk , situs postmaster berbasis di negara Inggris.

Kelebihan:

• Menyediakan fitur tambahan, contoh: forum diskusi, poling, dan kartu ucapan.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 3 MB.

14. Softhome

Info: softhome.net

Kelebihan:

• Mudah digunakan.

Kekurangan:

• Loading agak lambat.

15. Eramuslim

Pengertian: suatu portal berita alternatif yang bernuansa keislaman dan berbahasa Indonesia.

Info: mail.eramuslim.com

Kelebihan:

• Tidak hanya menampilkan berita seputar islam.
• Gratis.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 5 MB.

16. Disctarra

Pengertian: situs musik yang ada di Indonesia, namun juga menyediakan layanan e-mail di dalamnya.

Info: disctarra.com

Kelebihan:

• Gratis

17. MAIL.RU

Pengertian: layanan e-mail berbahasa Rusia.

Kelebihan:

• Gratis.
• Bisa melukukan POP3. (Post Office Protocol )

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 10 GB.

18. TELKOM.NET

Pengertian: layanan e-mail besutan Telkom.

Info: mail.telkom.net

Kelebihan:

• Gratis.
• Akses cepat, sebab server berada di Indonesia.
• Interface-nya berbahasa Indonesia.

Kekurangan:

• Hanya menyediakan ruang penyimpanan sebesar 10 MB.

19. PLASA.COM

Pengertian: Layanan e-mail gratis yang memiliki kapasitas penyimpanan 10 MB.

Info: plasa.com

Jenis-jenis Surat Elektronik

1. Dari segi mekanisme

Dari segi mekanismenya, surat elektronik dibagai menjadi 3 jenis layanan e-mail, diantaranya yaitu:

1. POP mail,
2. E-mail forwarding
3. E-mail berbasis web.

Ketiga jenis email tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Berikut penjelasannya..

POP Mail

Pengertian: POP mail merupakan e-mail yang di terima lewat Internet Service Provider yang menjadi langganan kita.

Kelebihan:

• Dapat membaca e-mail dalam keadaan offline (tidak terhubung dengan internet).

Untuk mengecek e-mail dalam keadaan online, ada beberapa tahapan, diantaranya:

1. Pastikan kalian terhubung dengan server POP mail kalian.
2. Kemudian unduh atau download semua email yang ada.
3. Selanjutnya, kalian bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.

Kekurangan:

• Tidak dapat mengenceke-mail disembarang tempat.
• Membutuhkan aplikasi Email client untuk mengaksesnya, contoh microshoft Outlook atau mozilla thunderbird.
• Email yang telah di baca tidak bisa dibaca dari tempat lain.

Web Based E-mail

Pengertian: layanan e-mail yang di tawarkan oleh beberapa website penyedia jasa layanan e-mail seperti Yahoo, Gmail, dan yang lainnya.

Kelebihan:

• Dapat mengecek e-mail dimana pun dan menggunakan browser apa pun.

Kekurangan:

• Untuk dapat mengecek e-mail, anda harus selalu terhubung ke internet.
• Memerlukan banyak biaya (kuota).

Email Forwarding

Pengertian: layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang diterima menuju ke alamat e-mail yang lain.

Kelebihan:

• Dapat menyembunyikan alamat e-mail yang asli.
• Apabila kalian ingin mengganti e-mail, kalian tidak perlu memberi tahu alamat e-mail yang baru. Kalian hanya cukup memberikan alamat e-mail forwarding tersebut.

Kekurangan:

• Bersifat sebagai perantara.
• Membutuhkan waktu yang lebih lama dalam mengirim pesan, sebab akan melalui tahap pengalihan email.

Perbedaan E-mail berbasis POP3 dengan E-mail berbasis WEB

Berikut merupakab beberapa perbedaan dari email berbasis POP3 dengan WEB, diantaranya yaitu:

POP3	WEB
Membutuhkan aplikasi mail client untuk dijadikan sebagai media pengaksesan email dari server menuju komputer atau sebaliknya	Tidak memerlukan client
Saat menerima dan mengirim e-mail, akses internet dapat dikurangi	Akses internet tidak boleh dikurangi atau terputus
Dapat membaca e-mail masuk secara offline	Harus selalu terhubung ke internet, meski hanya untuk membaca pesan masuk
Cenderung lebih lambat	Akses cepat dan handal
Hanya dapat dibuka pada komputer user	Bisa dilihat siapa saja bagi yang mempunyai akses internet
Kapasitas penyimpanan tak terbatas	Kapasitas penyimpanan dibatasi sesuai dengan komputer server.

POP3 (Post Office Protocol 3) merupakan versi terbaru dari protokol standar untuk menerima email. POP3 adalah sebuah protokol client atau server di mana email dikirimkan dari server menuju mail lokal. Digunakan untuk berkomunikasi dengan email server dan mengunduh semua email ke email lokal seperti Outlook dan Thunderbird tanpa menyimpan salinannya di server.

2. Dari segi format isi

Pengertian dari format isi di sini yaitu bagaimana penampakan visual dari sebuah pesan email. Dan dari segi format isinya e-mail dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

1. Plain Text

Karakteristik:

• Tulisan yang diketik hanya berwujud data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange).
• Tidak bisa memformat atau modifikasi visual pada tulisannya. Seperti teks miring, mengganti warna teks, ukuran huruf, latar belakang, atau hiasan lainnya.

2. HTML (HyperText Mark-up Language)

Pengertian: sutau bahasa standard yang diapaki untuk menampilkan sekaligus mengatur tampilan konten pada internet.

Karakteristik:

• Penulisan menggunakan format HTML.
• Memungkinkan untuk menyusun isi konten sevariatif mungkin (pengaturan huruf, warna, lay out, tata letak gambar atau lainnya).
• Mempunyai ukuran yang lebih besar jika dibandingkan dengan plain text.

Keterangan:

Karena tidak semua orang menggunakan email yang mengenakan client penampil HTML. Maka tak jarang ketika ada e-mail html masuk, hanya berisikan kode yang tidak bisa dipahami sama sekali.

Untuk mengirim email ke sebuah forum diskusi atau milis, disarankan supaya mengirimkan email dalam format plain text saja. Karena email dalam format HTML mempunyai ukuran yang lebih besar.

Namun, dewasa ini hampir semua email client telah mendukung format HTML, sehingga keluhan pun berkurang.

Sebagian orang memang tidak peduli apa itu plain text atau HTML.

Tetapi apabila dengan format yang sederhana saja sudah dapat menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML?

Jawabannya tentu supaya tampilan pesan lebih variatif.

Namun hal itu tergantung dengan orangnya ya, mau memilih menggunakan plain text atau HTML.

Etika Mengirim Surat Elektronik

Berikut beberapa etika yang perlu diterapkan ketika hendak mengirim e-mail:

1. Salam pembuka
2. Memperkenalkan diri
3. Tidak berbasa-basi, langsung ke dalam pokok permasalahan
4. Menjawab semua pertanyaan
5. Lakukan pengeditan
6. Menggunakan subjek yang sesuai
7. Mengatur prioritas
8. Menghapus pesan reply yang tidak perlu
9. Jangan meneruskan e-mail secara berantai
10. Menghormati privasi orang lain.

Baca juga: Desain Grafis

Bagian Bagian E-mail

Berikut bagian-bagian e-mail atau suran elektronik yang ada pada gmail.com, diantaranya adalah sebagai berikut:

Gambar 1.

1. Compose: Untuk membuat e-mail baru.
2. Starred: menyimpan pesan yang telah kalian beri tanda bintang, yang menandakan pesan tersebut penting.
3. Snoozed: mengingatkan kembali bahwa terdapat email yang masuk. Fitur ini biasanya dipakai buat kalian yang sedang sibuk bekerja dan tidak sempat membalas email.
4. Sent: berisi daftar e-mail yang berhasil dikirim.
5. Drafts: berisi daftar e-mail yang tidak jadi dikirim atau belum dikirim.
6. Junk: berisi daftar e-mail yang sebelumnya dianggap tidak penting sehingga kalian pindah ke junk.

Gambar 2.

1. Important: berisi e-mail penting.
2. Chats: pesan yang ada di google hangout (jika kalian menggunakannya).
3. Scheduled: berisikan pesan yang dijadwalkan untuk dikirim.
4. All mail: menampilkan semua pesan.
5. Spam: biasanya berisi pesan spam atau iklan.
6. Trash: berisi daftar e-mail yang kalian buang.
7. Categories: berisikan email iklan (social media, updates, forums, promotions).
8. Manage labels: berfungsi untuk mengarahkan anda kepengaturan tampilan menu e-mail. Apakah menu akan ditampilkan atau disembunyikan.

Gambar 3.

1. Icon orang: daftar kontak yang disimpan dalam e-mail atau hangouts atau alamat e-mail.
2. Hangout conversation: jika anda ingin menggunakan fitur pesan pada hangouts.
3. Phone calls: fitur telephone yang ada dalam hangouts.
4. Google apps (ikon titik-titik kotak): berisikan beberapa aplikasi besutan google.

Gambar 4.

1. Compose: Untuk membuat e-mail baru. Ketika kalian menekan compose, maka akan muncul tampilan baru seperti yang ada di gambar.
2. To: diisi dengan alamat yang akan dituju untuk mengirim pesan.
3. Subjeck: judul subjek dari pesan kalian (bebas diisi apa pun).
4. Ruang kosong/putih: tempat untuk menulis isi dari e-mail kalian.
5. Trash (ikon sampah): membuang pesan. Jika kalian tidak ingin mengirim pesan atau ingin langsung membuangnya.
6. Ikon A dan yang lainnya: untuk memberikan beberapa lampiran, seperti dokumen, foto, atau emoji.
7. Send: tombol untuk mengirim pesan.